知识工人新革命 告别“格子间农场”

文/Timothy Morey   2016-05-07 13:52:45


核心观点:信息工作需要一场工业革命,需要靠自动化来提高生产效率和个人产出。

Timothy Morey

青蛙设计的战略副总裁,Timothy Morey领导着一支全球战略规划队伍,这些战略规划师们同设计师和工程师们一起,为确保产品的商业成功提供业务支撑。

文/Timothy Morey

大多数时间里,我们并非在创造有价值的内容,去推进企业、组织和任务,而是花费大量时间来搜寻人和信息,一旦找到,又花大量时间联系、协调人员和信息,以确保自己做出正确的决定或他人顺利完成工作。可以说,信息型工作者(Information Workers)浪费大量时间开始工作,而非完成工作。这实在是一种非常浪费时间的工作模式。

造成低效的原因很明显。例如,那些经常出故障的电话会议、投影仪和屏幕等技术工具,需要我们浪费时间与它们周旋。但是,大多数信息型工作者并未意识到还存在着更深层次、更为隐秘的低效。

我们尚没有完备的数据统计来支撑这个话题。一份对Doodle和Atlassian等软件公司的调查显示,信息型工作者每天需要花在搜寻信息上的时间大约为两小时,平均的会议时间为一个半小时,而同时,我们还需要用不到一个小时的时间来安排会议。

另据麦肯锡调查显示,我们每天的工作中还要包含两小时的邮件时间。林林总总,这些处理信息的时间全部加起来多达6.5小时。即使我们将会议时间减半,将省出时间做更富成效的内容创建工作,信息型工作者每天仍有 50%~60%的时间花在协调工作上。

信息工作需要一场工业革命。我们当然不是说要让员工像在工厂里那样工作——公司里的“格子间农场”已经够糟的了。信息工作需要自动化来提高生产效率和个人产出。以下产品、服务、公司和变革途径未必是一个完备的整体解决方案,但它们预示着我们在朝着这个目标前进,并为未来的信息工作指明方向。

软件的进化

内容生产理应天马行空,不受工具的限制,只受处理各类信息能力的制约。但如今,软件应用能力限制了我们的内容生产。绝大部分的应用程序里,各个功能之间没有多大关联。

在企业里,信息型工作者也很难在内容制作软件的框架内做出任何有创造性的东西。试想当调查员们看到所有的图表和数据都是PDF格式,将何等郁闷,他们必须得使用各式各样的工具将PDF上的内容重新处理,才能开始生产自己的内容。可这些不停地切换着应用程序的调查员们却从未质疑过为什么要这么麻烦。

更有效的方式,应该是让软件围绕内容生产行为的需求来运行,能够适应个人工作流和工作环境。如此一来,在创意完成的过程中,软件并非单纯照指令行事,而是能根据数据进行自我学习。

如今的短信自动纠错功能就是这种模式,只要我们输入开头几个字母,软件就能快速准确地帮我们完成整个单词或句子。换句话说,在内容生产的过程中,存在于各类应用程序能够单独打开,或者按需重组成一个更合适的工具。而这样做需要一个具备逻辑预测和自我学习能力的协调性软件层。它首先找到信息型工作者的需求,然后去协调应用程序。

不少科技公司正朝着这个方向努力。比如,IFTTT和Atooma可以根据用户个人偏好,自动调整程序与服务间的互动。微软先是允许客户将表格嵌入PPT,而无需转换到Excel处理表格。随后,微软又为Windows开发了Live Tiles服务,避免了不停切换应用程序的麻烦。虚拟机VMware厂商使得在一台机器上同时运行多个操作系统成为可能。苹果通过Continuity和iOS8让设备之间无缝协作,化繁为简,将所有应用程序合一,为用户提供更为个性化的软件体验。

知识倍增器

知识管理对于信息型工作者来说是一个大挑战。员工加入和离开一家公司的速度快得惊人,以致于机构记忆(Institutional Memory)非常短暂。在以项目为核心的工作中,员工们暂时性地聚到一起,项目完成后即会解散。这种现象对机构记忆构成挑战。在大中型企业,由信息型工作者组成的各支团队虽然解决着同样的难题,但却并不知道彼此的存在。

知识管理,就是在合适的时间把合适的知识传递给合适的人。达到这个基本要求,才能称得上是有效的知识管理。为所有信息型工作者配备知识倍增器并非明智之举,因为很多人甚至不知道他们手边就有对他们工作产生帮助的数据。因此,知识倍增器适合给予那些不满足于仅达到基本要求的员工。

一些新兴软件的功能体现了这种理念。例如,青蛙设计的客户Unify最近推出了Circuit,其中“Thought Trails”和“Intelligent Spaces”两个功能就属于知识倍增器。这两个沟通合作工具能够分析交流的模式和内容,让同一公司、处理同样问题的人群之间顺畅沟通。可被转录和搜索的会议电话,以及共享文件都能使系统捕捉到组织内的模式,并给予建设性意见。信息型工作者不用动手搜索,所需的相关内容就会及时无误地呈现。另一个例子是一个叫做Quid的智能平台,它可以将复杂数据连接起来,从而快速形成一份完备的建设性意见。

由此,我们可以得出结论:知识倍增器不仅能优化收集和消化信息的过程,还能拓展信息型工作者的知识能力。知识倍增器将以前所未有的速度、质量和容量为创建新信息提供帮助。

可感知的工作环境

最近青蛙设计在很多项目中都利用了传感器及传感器网络,来增强客户体验。迪士尼My Magic+服务系统是一个绝佳的例子,它让来到迪士尼的游客只要戴上电子腕带即可与周围环境互动。

这个腕带可以用作公园门票、各个游乐项目的快速通行证、手表和酒店房间钥匙。不仅如此,借助腕带,迪士尼动画里卡通人物可以叫出佩戴者的名字,并用个性化的方式与游客互动。My Magic+服务系统在迪士尼为游客带来了独一无二的游乐体验。

另一个例子是在车里安装传感器来改善驾驶体验。只要你在汽车座椅和方向盘装有传感器,或是具有情绪图谱功能的面部辨认系统,那么汽车能够自动帮我们舒压,或是在疲惫时,帮助我们保持清醒。在各个行业,还有很多类似的例子。这其中的趋势是,传感技术正在被广泛应用,并已足够成熟到可以运用到信息工作中了。

如果我们足够了解自身生理、心理和情绪状况,并依此找到最佳状态投入到工作中,情况会有怎么样的不同?青蛙设计很清楚,员工只有休息好、心情平静、注意力集中才能想出好点子。那么我们是否可以根据生理和历史的最佳状态记录来调整当天的任务表呢?

再设想一下,要是整个公司都是可传感的呢?通过整合和分析传感器网络中关于周遭物理环境的数据,以及信息型工作者的生理和心理数据,我们可以创建一个可感知的工作环境,并且这个环境能够随着身处其中的员工状况自动作出调整。

环境传感器、知识倍增器和软件的进化都将重新定义工作地点及工具对信息型工作者的带来的支持和影响。如果运用得当,此次革命能够大幅提高信息型工作者的工作质量和工作效率,让员工更专注于为企业带来最大价值的创造性工作,而不用应对时下那些耗时费力的信息处理工作。这是改变未来工作模式的重要契机。它将是一场对企业和员工皆有深远影响的工业革命。

《商学院》2015年7月第7期 目录

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